LAPORAN
Kata "Lapor" dibentuk dari kata dasar "Lapor" dan mendapat akhiran (sufiks) -an, yang dapat diberi arti sebagai segala sesuatu yang dilaporkan atau pemberitahuan tentang sesuatu.
Langkah-langkah dalam pembuatan laporan
Menurut F X Soejadi laporan merupakan hal yang sangat epnting sehingga pembuatan laporan haruslah tepat, adapun ketetapatan tersebut menurut FX Soejadi harus melalui porsedur-prosedur yang tepat pula di mana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :
1. Pengumpulan data dan fakta
Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai :
a. Jumlah surat keputusan yang dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan
b. Bentuk dan struktur organisasi perusahaan
c. Jumlah tenaga kerja per bagian
d. Rencana pemakaian anggaran financial dan sebagainya
Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui cara-cara sebagai berikut :
a. Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakuakn perencanaan penenlitian yang mantap dan matang.
b. Menagadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.
c. Melakuakn penyebaran daftar pertanyaan baik dengan system sampel maupun denagn sisite, yang lainnya.
2. Pemindahan tabulating Data dan Fakta
Setealah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasae mengenai obeservasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara :
a. Pemilihan data berdasarkan pembedaaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan, financial maupun pelaksaaan rencana.
b. Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.
c. Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.
d. Melakuakn Tabulating, yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-maing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan natara data, fakta peristiwa dan dampaknya.
3. Membuat kerangka laporan
Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga di dalamnya pemaparam mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan.
Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :
a. Pertama: Pendahuluan
Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui:
1. Maksud dan tujuan pembuatan laporan
2. Masalah yang akan dibahas
3. Batasan masalah
4. Sistematika penulisan laporan
5. Pendekatan penyelesaian yang digunakan
b. Kedua: Tubuh Laporan
Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan, karena :
1. Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian.
2. Terdapat analisa si pelapor
3. Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.
Biasanya bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari :
a. Permasalahan
b. Batasana masalah
c. Hipotesa
d. Latar belakang teori
e. Bagian (part)
f. Bab-bab(chapters)
g. Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya
c. Ketiga : saran-saran
Saran-saran di sisni sudah terangum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternative-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan SURVEI, saran-saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan bab terakhir dari seluruh laporan.
d. Keempat
Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa. Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu bab dengan bab saran-saran karena saran-saran tesebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi.
4. Bentuk Laporan Resmi
Bentuk resmi dari suatu laporan terutama laporan yang panjang haruslah dibuat memperhatikan soal-soal kerangka, sistematika, teknis penulisan dan sebagainya.
Laporan resmi tersusun sevara tepat dan terperinci mengenai hal-hal di bawah ini :
a. Halaman judul
b. Kata pengantar
c. Daftar isis
d. Daftar tabel
e. Daftar gambar
f. Pendahuluan
g. Tubuh laporan
h. Kesimpulan dan saran
i. Daftar pustaka
j. Lampiran
k. Daftar petunjuk
CONTOH LAPORAN :
I. Latar Belakang
Untuk merealisasikan visi misi Universitas Indonesia sebagai universitas kelas dunia, peranan UI dalam pembangunan ilmu pengetahuan dan teknologi tidak saja berasal dari kontribusi pengelola Universitas, lulusannya yang bermutu, akan tetapi juga dari hasil penelitiannya di Lingkungan UI yang relevan terhadap pengembangan keilmuan dan kebutuhan pembangunan. Hasil-hasil penelitian baik berupa paten, artikel ilmiah, teknologi tepat guna, atau buku ajar perlu disebarluaskan kepada para dosen atau peneliti lain maupun masyarakat pengguna, termasuk industri yang langsung dapat memanfaatkannya.
Salah satu sistem komunikasi ilmiah yang perlu ditingkatkan adalah berkala ilmiah sebagai media komunikasi ilmiah (publikasi) baik skala nasional, regional, dan internasional yang dapat menerima artikel ilmiah bermutu yang berasal tidak hanya dari lingkungan UI, tetapi dari luar UI. Media jurnal ilmiah tersebut yaitu Jurnal Makara yang terdiri dari empat seri yaitu, seri Sains, Teknologi, Sosial-Humaniora, dan Kesehatan.
Untuk menjaga kualitas jurnal ilmiah diperlukan suatu evaluasi atau penilaian dari badan pemberi akreditasi, yang dalam hal ini dilakukan oleh DIKTI. Jurnal Makara seri Kesehatan mendapatkan akreditasi B hingga bulan Juni 2007, dan untuk seri Teknologi, seri Sains dan seri Sosial-Humaniora juga mendapatkan akreditasi B hingga bulan November 2007. Pada akhir bulan Agustus 2007, para Pengelola Jurnal Makara kembali mengajukan akreditasi untuk penilaian berkala ilmiah tahap II. Hasil penilaian yang diperoleh sesuai SK Dirjen Dikti Depdiknas RI No.167/DIKTI/Kep/2007 untuk seri Sains mendapatkan akreditasi B, untuk seri Teknologi dan Kesehatan tidak terakreditasi, sedangkan seri Sosial-Humaniora sedang dalam proses penilaian.
Berpijak pada kegagalan akreditasi kedua jurnal ilmiah diatas, melalui instrumentasi penilaian berkala ilmiah yang disusun bersama oleh LIPI, Ikatan Penyunting Indonesia, Kantor Menteri Negara Riset dan Teknologi, serta DP2M Ditjen Dikti (SK Dirjen Dikti No. 11/DIKTI/Kep/2006, tentang Panduan Akreditasi Berkala Ilmiah), ternyata bukan hal yang mudah untuk mendapatkan akreditasi. Oleh karena itu Pengelola Jurnal perlu meningkatkan pengetahuan pengelolaan jurnal sesuai standar penilaian nasional yang meliputi 3 dimensi yang saling terkait, yaitu dimensi fisik/penampilan, dimensi manajemen, dan dimensi substansi. Sementara untuk Jurnal berkala ilmiah yang telah terakreditasi diperlukan pemeliharaaan dan peningkatan kualitas ketiga dimensi diatas.
Salah satu upaya yang dilakukan untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan melakukan penataran dan lokakarya menajemen/pengelolaan berkala ilmiah secara sistematis.
II. Tujuan Penataran dan Lokakarya
Tujuan utama penlok ini adalah meningkatkan kemampuan pengelola berkala ilmiah termasuk mekanisme serta segi-segi penting dalam meningkatkan mutu berkala dan proses akreditasi.
Adapun tujuan khusus kegiatan penlok ini adalah agar para peserta penataran dan lokakarya dapat :
1. Meningkatkan pemahaman tentang kebijakan, dasar falsafah, prinsip-prinsip dan prosedur publikasi berkala ilmiah;
2. Meningkatkan motivasi untuk dapat ikut serta meningkatkan publikasi hasil-hasil penelitian/pengabdian kepada masyarakat dalam bentuk berkala ilmiah;
3. Membangun dan memperkokoh jaringan komunikasi ilmiah antar dewan redaksi Jurnal Makara.
III. Metode Penataran dan Lokakarya
Di dalam meningkatkan pemahaman pengelolaan berkala ilmiah, peserta diberi pengetahuan teoritis dan praktis tentang seluk beluk pengelolaan berkala ilmiah. Demikian pula akan diadakan diskusi untuk membahas berbagai kesulitan dalam pengelolaan Jurnal Makara. Oleh karena itu, para peserta diharapkan dapat melakukan evaluasi diri atas berkala yang dikelola dan untuk selanjutnya dapat dipakai sebagai alat untuk membuat perencanaan perbaikan mutu penerbitannya. Lebih terperinci, metode penlok adalah seperti berikut:
1. Ceramah. Metode ini digunakan untuk memberikan pemahaman yang lengkap kepada para peserta tentang suatu topik. Dalam ceramah diuraikan kerangka materi secara lengkap, jelas, mudah dipahami, dan aplikatif. Metode ceramah dalam penlok ini diusahakan untuk menghindari pembahasan teoritis yang berlarut-larut dan lebih menekankan pada contoh-contoh kasus beserta pemecahannya. Waktu penyajian materi 45 menit, dilanjutkan dengan tanya jawab.
2. Diskusi. Diskusi berlangsung pada sesi khusus (sesi IV), untuk mendiskusikan berbagai hambatan dalam pengelolaan Jurnal makara. Diskusi dipilih untuk lebih memberikan kesempatan kepada para peserta: membahas, mempertanyakan, menggarisbawahi, memberikan masukan, dan memperdalam materi yang diceramahkan.
IV. Deskripsi Pokok Bahasan
Materi atau pokok bahasan penataran dan lokakarya dipilih melalui pertimbangan kebermaknaan dengan tujuan kegiatan. Selanjutnya materi tersebut akan diberikan oleh pemateri yang dipilih di antara tenaga ahli/pakar yang sudah berpengalaman dari DIKTI. Adapun rincian materi adalah sebagai berikut:
1. Kebijakan Pengembangan Berkala Ilmiah Nasional. Kasubdit Publikasi dan Sistem Informasi DP2M-Dikti akan menyampaikan kebijakan yang telah dan akan diberlakukan sehubungan dengan upaya peningkatan mutu hasil penelitian dan diseminasinya serta akreditasi berkala ilmiah.
2. Format. Paparan meliputi penjelasan perbedaan makna antara format dan gaya dalam kaitan dengan penampilan, keberkalaan, keajekan, penomoran terbitan, dan penomoran halaman.
3. Teknik Penyuntingan. Dalam topik ini akan disampaikan butir-butir penting yang perlu dicermati dalam menilai suatu naskah yang akan dimuat, mulai dari penyuntingan judul artikel sampai daftar pustaka.
4. Organisasi Penerbitan. Pokok bahasan yang disampaikan terdiri atas beberapa kiat: (a) menampung naskah dari penulis, menghimpun artikel dalam jumlah yang cukup dan berkesinambungan, (b) melaksanakan kode etik penyuntingan, mengelola naskah (c) memperoleh dana dari iklan, (d) memperluas pemasaran di kalangan perguruan tinggi, lembaga litbang, baik pemerintah, industri, swasta, serta himpunan profesi, (e) memelihara hubungan baik dengan pelanggan melalui peningkatan teknik komunikasi, (f) meningkatkan jumlah tiras dan sirkulasi, (g) meluaskan distribusi berkala dari segi geografis, dan (h) menata organisasi dan personalia sesuai dengan kebutuhan penerbitan berkala ilmiah.
5. Pengendalian Mutu Berkala Ilmiah (Akreditasi). Meskipun Instrumen Evaluasi untuk Akreditasi Berkala Ilmiah telah dijadikan panduan oleh pengelola berkala dalam pengajuannya untuk memperoleh akreditasi, banyak butir penting yang belum dipahami. Mata acara ini dimaksudkan agar ada kesamaan persepsi mengenai setiap butir dalam instrumen evaluasi antara pengelola berkala dan evaluator, terutama instrumen yang baru.
Pelajaran Terpetik dari Kegagalan Mengakreditasi. Materi yang dikemukakan ialah hal-hal yang terabaikan oleh pengelola berkala ketika mengajukan akreditasi, mulai dari persyaratan administrasi, menjaga mutu tampilan fisik berkala, sampai pada mutu artikel yang dimuat.
6. Diskusi dalam kelompok kecil: (a) berlatih menyunting naskah artikel, hambatan dalam manajemen pengelolaan berkala ilmiah, (b) simulasi untuk mengajukan akreditasi. Diskusi akan dikembangkan agar terbentuk persepsi yang sama antara pengelola dan penilai akreditasi dalam menerjemahkan butir-butir yang tercantum dalam Instrumen Evaluasi untuk Akreditasi Berkala Ilmiah, (c) berbagi pengalaman mengatasi hambatan dan pengelolaan berkala ilmiah, dan (d) menerima umpan balik dari fasilitator untuk meningkatkan mutu berkala.
V. Waktu dan Tempat
Penataran dan lokakarya diselenggarakan pada Hari Kamis tanggal 31 Juli 2008, bertempat di Gedung Serbaguna Lt.3 Gedung Perpustakaan Pusat, Kampus Universitas Indonesia – Depok.
VI. Fasilitator dan Peserta
1. Pembicara/Fasilitator terdiri atas anggota Tim Penelaah/Evaluator Akreditasi Berkala Ilmiah Dikti.
2. Peserta Penataran dan lokakarya aktif/penuh adalah pengelola berkala (dewan redaksi) yang terlibat dalam penerbitan Jurnal Makara.
3. Peserta Penataran adalah pengelola berkala ilmiah (1 orang perwakilan dewan redaksi) dari masing-masing pengelola jurnal berkala ilmiah yang berada di lingkungan UI
4. Peserta yang diundang dalam Penlok berjumlah 38 dewan editor dari setiap seri Jurnal Makara ditambah perwakilan pengelola jurnal ilmiah di lingkungan UI sebanyak 30 orang.
VII. Agenda
Rabu, 30 Juli 2008
17.00 – 18.00 Pendaftaran Peserta dan Check-in di Pusat Studi Jepang (Khusus Peserta dari luar Daerah)
19.00- 19.30 Ramah Tamah dan Makan Malam
19.30 - Istirahat
Kamis, 31 Juli 2008
08.00 – 08.30 Registrasi
08.30 – 09.00 Pembukaan oleh Direktur Riset dan Pengabdian Masyarakat UI (Bachtiar Alam, Ph.D)
Presentasi :
SESI I
09.00 – 10.00 Kebijakan Pengembangan Berkala Ilmiah Nasional
Pembicara : Prof. Dr. Suminar S. Achmadi
Moderator : Dra. Fatma Lestari, M.Si.,Ph.D.
10.00 – 10.15 Rehat Kopi
SESI II
10.15 – 11.30 Pengelolaan Jurnal
(Sumber naskah, Format, Pengembangan Gaya Selingkung, Teknik Penyuntingan dan Organisasi Penerbitan)
Pembicara : Prof. Dr. Wasmen Manalu
Moderator : Dr. Budiarso, M.Eng.
11.30 – 12.30 Pengendalian Mutu dan Pelajaran Terpetik dari kegagalan Akreditasi
Pembicara : Prof. Dr. Suminar S. Achmadi
Moderator : Dr. Yoki Yulizar
13.30 – 14.00 Ishoma
Diskusi Kelompok dan Pleno
14.00 – 15.30 Diskusi “Jurnal Makara”
Pembicara : Semua Fasilitator
15.30 – 16.00 Rehat Kopi
16.00 – 16.30 Pleno : Rencana Tindak Lanjut Jurnal Makara untuk Akreditasi
Pembicara : Perwakilan seri Jurnal Makara
16.30 – 16.45 Penutupan
Jum’at, 01 Agustus 2008
07.00 Check Out (Khusus Peserta Luar Daerah)
VIII. Kepanitiaan
Penanggung Jawab : Bacthiar Alam, Ph.D
Panitia Pengarah : Dr. Ir. Budiarso, M.Eng
Dr. Jarnuzi Gunlazuardi
Dr. Ing. Misri Gozan, M.Tech.
Dr. Ali Nina Liche Seniati, M.Si.
Ir. Ahmad Syafiq, M.Sc., Ph.D.
Panitia Pelaksana
Ketua : Dr. Yoki Yulizar
Wakil Ketua : Dra. Fatma Lestari, M.Si.,Ph.D.
Tirta N. Mursitama, Ph.D.
Kesekretariatan : AAA. Ratna Dewi, M.Si., Ak
Vera Andriyani, SKM
Wanti Wulandari, S.Si
Cucu Sukaesih
Amalia Kamilah, S.Si
Siti Muliyanti
Bendahara dan Konsumsi : Rr.Tutik Sri Hariyati, S.Kp., MARS
Almira Gitta
Melly Riana
Acara : Suharti, A.md
Dina Nur Wulandari, S.Kp
Lenny Maykel Muliawati, SKM
Krestika
Dwi Dharmaningsih, S.Kp
Dokumentasi dan Publikasi : Ahmad Nizhami, S.Si.
M. Prabu W
Maman Suherman
Perlengkapan : Mukhlis Sutami, S.Pd
Sudarmadji, M.Si
Yusuf
Uraian Tugas Kepanitiaan
● Penanggung Jawab
Bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan Penataran dan Lokakarya Jurnal Makara (Penlok Jurnal Makara).
● Panitia Pengarah
Memberikan pengarahan dan memantau berlangsungnya kegiatan penlok yang akan dilaksanakan.
● Ketua dan Wakil Ketua
1. Merencanakan dan menyusun kegiatan penlok yang akan dilaksanakan
2. Memberi pengarahan kepada anggota panitia lainnya tentang kegiatan penlok yang akan dilangsungkan
3. Memberi masukan materi untuk penlok yang akan dilaksanakan
4. Mengkoordinasi seluruh kegiatan penlok dengan seluruh tim kerja sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
● Penanggung Jawab Kesekretariatan/Registrasi/Undangan :
- Mengkoordinasi dan mempersiapkan surat menyurat dan pengirimannya dari persiapan sampai selesai;
- Mempersiapkan undangan ke pembicara untuk tiap sesi;
- Mempersiapkan undangan ke peserta
- Memastikan jumlah peserta dengan mengkonfirmasi kehadiran calon peserta dan membuat daftar peserta untuk disampaikan kepada bagian registrasi;
- Menyiapkan daftar peserta dan memonitor kehadiran peserta;
- Menyiapkan seminar kit pada hari pelaksanaan;
- Menyiapkan name tag;
- Menyiapkan segala bentuk informasi;
- Mengkonfirmasi kepada moderator;
- Menyiapkan daftar peserta;
- Membuat notulensi rapat;
- Membuat arsip kegiatan penlok
- Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan penlok
● Penanggung Jawab Bendahara/Konsumsi :
- Menyiapkan anggaran dan permohonan pencairan dana ke pihak Dir. Keuangan UI;
- Menangani masalah keuangan untuk peminjaman ruang Wisma Makara
- Mengatur aliran dana/cashflow dana;
- Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan;
- Memastikan dan memonitor jumlah makanan yang dipesan baik untuk unit setiap rehat maupun makan siang;
- Check kesiapan ruang untuk rehat dan makan siang.
● Penanggung Jawab Acara
1. Menyiapkan acara;
- Menghubungi dan meminta konfirmasi pembicara;
- Memonitor jalannya acara;
- Mendampingi tamu undangan;
- Menyiapkan MC.
● Penanggung Jawab Dokumentasi/Publikasi
- Menyiapkan bahan publikasi penlok;
- Mencari dan mengarahkan panitia bidang dokumentasi untuk mengabadikan momen-momen penting.
● Penanggung Jawab Perlengkapan/Akomodasi
- Menyiapkan semua peralatan yang dibutuhkan dalam ruangan, seperti : LCD, Komputer/lap top, kabel gulung, sound sytem, pengaturan meja dalam ruang, timer, pointer, layar, menyiapkan meja registrasi dan perlengkapannya, dan mengatur dekorasi
- Menyiapkan dan membuat disain materi publikasi (backdrop, spanduk)
- Memasang Back-Drop dan Spanduk
- Mengurus ijin pemasangan ke UPT PLK UI.
IX. Sumber Dana
Sumber dana kegiatan Penataran dan Lokakarya Jurnal Berkala Ilmiah berasal dari dana RKAT DRPM UI.
